Biroul Judeţean Giurgiu al Arhivelor Naţionale, structură teritorială a Arhivelor Naţionale ale României, fără personalitate juridică, cu un număr de opt posturi încadrate cu personal din care trei funcţionari publici cu studii superioare, trei funcţionari publici cu studii medii şi două personal contractual, asigurată din punct de vedere logistic şi financiar de Inspectoratul Judeţean de Poliţie Giurgiu, în exercitarea atribuţiilor prevăzute de Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată, în scopul asigurării administrării, supravegherii şi protecţiei speciale a Fondului Arhivistic Naţional al României, în acord cu Planul anual de activitate aprobat de conducerea Arhivelor Naţionale, în semestrul I al anului 2017, urmărind cu prioritate asigurarea evidenţei şi prelucrarea arhivei din depozitele proprii, efectuarea controalelor şi acordarea asistenţei de specialitate unităţilor creatoare şi deţinătoare de arhivă, asigurarea accesului public la documentele deţinute, promovarea imaginii instituţiei, conservarea, restaurarea şi asigurarea documentelor şi, nu în ultimul rând, pregătirea personalului, a desfăşurat o activitate ale cărei rezultate le prezentăm în cele ce urmează.

Astfel, în privinţa evidenţei şi prelucrării arhivei aflate în administrarea instituţiei, pe lângă actualizarea instrumentelor generale de evidenţă, întocmirea planurilor metodice de lucru şi ordonarea unei cantităţi de arhivă similară semestrului I al anului 2016, în prima jumătate a anului curent au fost inventariate peste 3.900 de unităţi arhivistice create de Comitetul Judeţean Giurgiu al P.C.R. şi Tribunalul Popular al Raionului Vidra însemnând o cantitate de cca. 14 m.l. de arhivă, mai puţin cu cca. 4 m.l. decât cantitatea de arhivă inventariată în aceeaşi perioadă  a anului trecut.

De asemenea, în prima jumătate a anului, supuse verificării existentului cu instrumentele de evidenţă au fost un număr de 2.002 u.a. totalizând cca. 49 m.l. de arhivă, operaţiune începută pentru structuri ale unui fond arhivistic încă din cursul anului trecut.

În privinţa activităţii de depozit, pe lângă pregătirea şi inscripţionarea cutiilor de arhivă, sistematizarea arhivei, constatarea microclimatului, spre deosebire de semestrul I al anului 2016 când au fost scoase şi rearhivate din depozitele de arhivă un număr de 2.064 de dosare, în semestrul I al anului curent se remarcă o uşoară creştere a valorii lor numerice înregistrându-se scoaterea şi rearhivare unui număr de 2.227 u.a. însemnând cu preponderenţă dosare cercetate de personalul instituţiei în vederea soluţionării cererilor depuse de persoane fizice şi juridice pentru eliberarea de copii şi extrase de pe documente.

Dacă, raportat la prima jumătate a anului trecut, în semestrul I al anului 2017 au fost înregistrate scăderi  în ceea ce priveşte evidenţa şi prelucrarea arhivistică a documentelor, în domeniul efectuării controalelor la unităţile creatoare şi deţinătoare de documente de pe raza judeţului Giurgiu  s-a înregistrat o uşoară creştere fiind efectuate un număr de 14 controale din care şase de fond, şase de revenire şi două tematice. Acestora li se mai adaugă două controale tematice efectuate la operatori economici prestatori de servicii arhivistice cu sediul social pe raza judeţului Giurgiu. În semestrul I al anului 2016 au fost efectuate un număr total de 11 acţiuni de control, mai puţin cu cinci decât cele realizate în  perioada de referinţă a anului curent.

În urma constatărilor făcute cu prilejul acţiunilor de control, pentru fapte ce contravin prevederilor Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată, au fost date trei avertismente şi a fost aplicată o amendă contravenţională în cuantum de 10.000 lei.

O creştere semnificativă s-a înregistrat şi în cazul numărului nomenclatoarelor arhivistice şi lucrărilor de selecţionare depuse de unităţile creatoare şi deţinătoare de documente, spre analiză, verificare şi aprobare, la Biroul Judeţean Giurgiu al Arhivelor Naţiionale. În semestrul I al anul 2017 au fost înregistrate, analizate, verificate şi soluţionate un număr de 20 de nomenclatoare arhivistice şi 29 de lucrări de selecţionare, mai mult cu 12 nomenclatoare şi zece lucrări de selecţionare decât cele înregistrate şi soluţionate  în prima jumătate a anului trecut. De precizat este că verificarea documentelor ce fac obiectul lucrărilor de selecţionare se realizează la sediul creatorilor şi deţinătorilor de documente ceea ce presupune alocarea unui volum considerabil de timp separat celui alocat efectuării controalelor de specialitate despre care s-a amintit mai sus. Pentru analizarea nomenclatoarelor arhivistice şi lucrărilor de selecţionare, Comisia de selecţionare numită la nivelul Biroului Judeţean Giurgiu al Arhivelor Naţionale a înregistrat un  număr de 10 şedinţe.

Avizarea personalului responsabil cu arhiva din cadrul creatorilor şi deţinătorilor de documente înregistrează o scădere sub aspectul numărului avizelor acordate, scădere datorată nu atât numărului de solicitări înregistrate cât faptului că unităţile creatoare şi deţinătoare de documente nu răspund favorabil adreselor de completare a documentaţiilor depuse în vederea avizării.  Astfel spre deosebire de aceeaşi perioadă a anului trecut când au fost emise un număr de şapte avize, în semestrul I al acestui an au fost emise doar patru.

În privinţa desfăşurării activităţii în domeniul aplicării Legii nr. 138/2013, celor două acţiuni de control tematice amintite mai sus li se adaugă înregistrarea, analizarea, verificarea documentaţiei ce a făcut obiectul unei cereri depuse de un operator economic prestator de servicii arhivistice pentru eliberarea autorizaţiei de funcţionare, documentarea şi formularea propunerilor de suspendare a autorizaţiilor de funcţionare în cazul unui număr de trei operatori economici prestatori de servicii arhivistice, activităţi ce nu s-au regăsit în raportul de activitate al primului semestru al anului 2016.

De asemenea, la solicitarea unităţilor creatoare şi deţinătoare de documente, au fost înregistrate un număr de şase acţiuni de acordare a asistenţei de specialitate personalului responsabil cu arhiva din cadrul acestora, mai mult cu trei decât în prima jumătate a anului trecut. Principalele teme ale acordării asistenţei de specialitate au fost elaborarea lucrărilor de selecţionare pentru eliminarea din evidenţa arhivei a documentelor create şi/sau deţinute lipsite de valoare practică şi/sau ştiinţifică al căror termen de păstrare a expirat şi elaborarea nomenclatoarelor arhivistice.

În ceea ce priveşte asigurarea accesului public la documentele deţinute, dacă numărul cercetătorilor ce au trecut pragul sălii de studiu în semestrul I al anului 2017 a scăzut cu doi faţă de aceeaşi perioadă anului 2016 când au fost înregistraţi un număr de 17 cercetători, în privinţa numărului de vizite efectuate la sală cât şi a numărului unităţilor arhivistice sau de bibliotecă cercetate se înregistrează o creştere semnificativă. Astfel în semestrul I al anului 2017 cercetătorii au înregistrat un număr de 123 de prezenţe şi cercetarea unui număr de 261 unităţi arhivistice şi 31 unităţi de bibliotecă. Pentru a putea face o comparaţie, în semestrul I al anului 2016, la sala de studiu a Biroului Judeţean Giurgiu al Arhivelor Naţionale au fost înregistrate un număr de 75 de vizite fiind cercetate 233 unităţi arhivistice şi două unităţi de bibliotecă.

În acelaşi domeniu al asigurării accesului la documentele deţinute de Biroul Judeţean Giurgiu al Arhivelor Naţionale, păstrându-se un echilibru în privinţa valorile înregistrate în primul semestru al anului 2016 şi cele înregistrate în semestrul I al anului 2017, la Biroul de Relaţii cu Publicul au fost înregistrate un număr de 224 cereri depuse de persoane fizice şi juridice pentru eliberarea de copii şi extrase de pe documente, soluţionate fiind până la finalul lunii iunie 214 din care 138 favorabil, 55 au primit răspuns negativ, 11 au fost redirecţionate altor entităţi spre soluţionare, iar în cazul unui număr de zece cereri s-au formulat note de relaţii pentru completarea cu date şi informaţii necesare introducerii lor în cercetare. Au fost eliberate un număr de 301 acte, iar pentru furnizarea de informaţii sau adresat Biroului de Relaţii cu Publicul, fie personal, fie telefonic un număr de 431 de petenţi.

În ceea ce priveşte relaţiile publice şi promovarea instituţiei, similar aceleiaşi perioade a anului trecut,  în primul semestru al anului 2017 arhiviştii instituţiei au participat cu prezentări de lucrări la ediţia XXII a Sesiunii de Comunicări Ştiinţifice „Vlaşca – File de istorie”.

Au fost acordate două interviuri în presa on-line şi televiziune şi a fost semnalată publicarea unui număr de 8 articole având ca scop fie mediatizarea activităţii Biroului Judeţean Giurgiu al Arhivelor Naţionale, fie promovarea şi valorificarea documentelor de arhivă, aspect pozitiv raportat la aceeaşi perioadă a anului trecut când a fost semnalată publicarea unui număr de doar 4 articole.

În privinţa aplicării prevederilor legii 544/2001, spre deosebire de semestrul I al anului trecut când au fost înregistrate un număr de 6 solicitări, în aceeaşi perioadă a anului curent au fost înregistrate doar 2 astfel de cereri.

Un domeniu deloc de neglijat al activităţii instituţiei este şi acela al conservării, restaurării şi asigurării documentelor, în primul semestru al anului fiind legate nu mai puţin de 363 de unităţi arhivistice ce au numărat un total de 36.381 file, cu cca. 10.000 de file mai mult decât aceeaşi perioadă a anului 2016.

Şi în domeniul pregătirii profesionale a personalului se remarcă o evoluţie pozitivă faţă de semestrul I al anului 2016, în prima jumătate a anului 2017 lucrătorii instituţiei participând la cursuri sau instruri în domenii ca informatică, protecţia informaţiilor clasificate şi secretariat, legătorie, arhivistică, constatarea şi aplicarea sanţiunilor contravenţionale.

„Având în vedere paleta destul de largă a activităţilor desfăşurate, numărul redus al personalului şi resursele logistice insuficiente de care instituţia dispune, rezultatele obţinute în prima jumătate a anului 2017 nu le putem aprecia decât ca fiind pozitive”, arată şeful Biroului Judeţean al Arhivelor Naţionale Giurgiu, Cristina Olteanu (foto).