Luni 27 ianuarie 2014, la Biroul Judeţean Giurgiu al Arhivelor Naţionale, structură din cadrul Ministerului Afacerilor Interne, a avut loc şedinţa de evaluare a activităţii desfăşurate în 2013. Deşi are un personal format din doar opt funcţionari, acesta contribuie esenţial şi profesionist la buna desfăşurare a activităţii acestei importante instituţii judeţene.

În deschidere, şeful Biroului Biroul Judeţean Giurgiu al Arhivelor Naţionale, consilier superior Damian Ancu,  a mulţumit invitaţilor care au avut plăcerea de a onora instituţia  cu prezenţa lor şi de a fi alături de slujitorii documentelor la evaluarea principalelor activităţi desfăşurate în anul care a trecut pentru ca, în continuare, prin prezentarea de date şi cifre sintetice din activitatea Biroului Judeţean Giurgiu, să reliefeze principalele obiective urmărite pe parcursul anului analizat şi gradul de îndeplinire al acestora.

Baza documentară a Biroului s-a modificat prin preluarea unei cantităţi de 139,97 m.l. de la creatorii şi deţinătorii de documente accentul fiind acordat documentelor unităţilor administrativ comunale, instituţiilor de cultură şi învăţământ, indicator de plan realizat în procent de 230%, astfel că documentele deţinute în prezent se ridică la cantitatea de 4445,40 m.l. documente constituite în 387 de fonduri şi colecţii arhivistice.

În ceea ce priveşte prelucrarea bazei documentare proprii prin efectuarea operaţiunilor arhivistice de ordonare şi inventariere asupra fondurilor şi colecţiilor aflate în păstrare şi administrare, activitatea de ordonare a fost îndeplinită în procent de 93%, iar activitatea de inventariere în procent de 104%.

S-a reuşit îmbunătăţirea evidenţei fondurilor şi colecţiilor arhivistice din depozitele proprii prin reactualizarea instrumentelor de evidenţă, verificarea existentului cu instrumentele de evidenţă şi sistematizarea documentelor, indicatori realizaţi în procent de 100%.

Pe linia perfecţionării şi consolidării programelor de îndrumare şi  control pe linia aplicării legislaţiei arhivistice la creatorii şi deţinătorii de arhive, au fost efectuate un număr de 118 controale din care 74 au fost efectuate cu prilejul verificării lucrărilor de selecţionare, iar 44 au reprezentat controale propriu-zise (în plan au fost 37), acţiuni în urma cărora au fost acordate un număr de şase avertismente; au fost organizate 23 de instruiri individuale şi colective la care au participat 49 de factori de decizie şi responsabili cu activitatea pe linie de arhivă; din cele 74 de lucrări de selecţionare au fost aprobate 65, fiind confirmate-în aceeaşi perioadă 24 de nomenclatoare arhivistice din totalul de 32 aflate în lucru.

În ceea ce priveşte accesul la cercetarea documentelor, au fost prezenţi la Sala de studiu a Biroului 30 de cercetători cu o frecvenţă de 114 şi 671 unităţi arhivistice cercetate.

La Biroul de Relaţii cu Publicul au fost primite şi soluţionate 392 de cereri, din care 235 au primit răspuns pozitiv, 102 au primit răspuns negativ, restul fiind direcţionate spre rezolvare creatorilor şi deţinătorilor de documente.

Biroul Judeţean Giurgiu al Arhivelor Naţionale a elaborat şi susţinut articole şi studii în cadrul unor manifestări cultural-ştiinţifice, acestea fiind  publicate în presă şi reviste de specialitate, a organizat simpozioane,  expoziţii documentare şi a participat la emisiuni  de televiziune, după cum urmează: 52 de articole şi studii publicate, două expoziţii organizate în colaborare cu Muzeul Judeţean „Teohari Antonescu”, trei participări la sesiuni de comunicări ştiinţifice, o lansare de carte, patru apariţii la televiziunea locală.

S-au asigurat condiţiile corespunzătoare de păstrare, conservare, recondiţionare şi restaurarea documentelor prin recondiţionarea şi legarea unităţilor arhivistice, respectiv 663 unităţi arhivistice care au necesitat aceste operaţiuni.

S-au urmărit parametrii de microclimat din depozite şi  efectuarea dezinsecţiilor şi deratizărilor periodice, fiind prezentate apoi principalele obiective ale Biroului Judeţean Giurgiu al Arhivelor Naţionale pentru anul 2014: sistematizarea depozitelor I, III şi V, ceea ce înseamnă introducerea în lucru a unei cantităţi de circa 2000 m.l. documente şi finalizarea predării acestor depozite către arhivişti şi arhivari, sistematizarea fondului documentar de carte, actualizarea bazei de date referitoare la documentele aflate la creatorii şi deţinătorii de documente de pe raza judeţului nostru şi, în contextul solicitărilor, verificarea documentaţiei înaintate de către operatorii economici în vederea obţinerii autorizaţiilor care să le permită desfăşurarea activităţii.

Per ansamblu, activitatea Biroului Judeţean Giurgiu al Arhivelor Naţionale s-a înscris în parametrii calitativi şi cantitativi, fiind concretizată, în mare măsură.