„În raport cu obiectivele propuse, resursele logistice şi de personal de care structura noastră a dispus, rezultatele obţinute în activitatea desfăşurată pe parcursul anului 2014 nu  pot fi apreciate, fără a fi lipsiţi de modestie,  decât ca fiind pozitive”, a declarat Cristina Olteanu (foto), inspector principal, şefa Biroului Judeţean al Arhivelor Naţionale (BJAN) Giurgiu, în cadrul unui bilanţ care a avut loc la sediul instituţiei, marţi, 27 ianuarie 2015.

În anul 2014 principalele obiective ale Biroului Judeţean Giurgiu al Arhivelor Naţionale, în acord direct cu atribuţiile conferite prin lege şi în baza Planului de activitate aprobat de directorul Arhivelor Naţionale au vizat, potrivit şefei BJAN, în principal, protejarea şi completarea bazei documentare proprii, asigurarea evidenţei şi prelucrarea arhivistică a documentelor aflate în păstrare şi administrare, controlul asupra aplicării prevederilor legislaţiei în vigoare în domeniul arhivistic, asigurarea accesului public la documentele deţinute precum şi valorificarea acestora, promovarea imaginii instituţiei şi, nu în ultimul rând, dezvoltarea colaborării interinstituţionale.

„În prezent Biroul Judeţean Giurgiu al Arhivelor Naţionale are în păstrare şi administrare o cantitate de 4.500 m.l. de documente aparţinând unui număr de 398 de fonduri şi colecţii arhivistice. În cursul anului de referinţă, baza documentară proprie  s-a îmbogăţit cu încă 19 fonduri arhivistice noi însumând 54 de m.l. de documente (2.814 dosare) create de Direcţia Judeţeană de Statistică, primării comunale, unităţi şcolare, cooperative agricole de producţie, instituţii de cultură şi procuraturi regionale, raionale şi locale având ca ani extremi 1895 – 2011. O importantă cantitate de documente ce pot prezenta valoare documentară se află încă în păstrarea creatorilor şi deţinătorilor de arhivă şi a lichidatorilor judiciari. Principala cauză a creării acestei situaţii o constituie, pe lângă lipsa de personal cu care ne confruntăm şi insuficienţa spaţiilor de depozitare, stadiul prelucrării documentelor aflate în păstrarea creatorilor şi deţinătorilor de arhivă, stadiu despre care, în multe dintre cazuri nu poate fi vorba nici măcar de fondarea şi ordonarea documentelor, nemaivorbind de inventarierea acestora”, a menţionat Cristina Olteanu.

În ceea ce priveşte continuarea operaţiunilor arhivistice de prelucrare a documentelor aflate în depozitele proprii, în cursul anului 2014 Biroul Judeţean Giurgiu al Arhivelor Naţionale a ordonat o cantitate de 30 m.l. de arhivă şi inventariat un număr de 2.166 dosare aparţinând unor fonduri cu un bogat şi important conţinut informaţional cum ar fi: Tribunalul Popular al Raionului Giurgiu, Întreprinderea Judeţeană de Gospodărie Comunală Locală a Judeţului Ilfov şi Comitetul Municipal Giurgiu al Uniunii Tineretului Comunist.

„Pentru asigurarea evidenţei fondurilor şi colecţiilor arhivistice deţinute au fost luate în evidenţă două fonduri arhivistice rezultate în urma prelucrării Comitetului Judeţean Giurgiu al U.T.C., respectiv Comitetul Regional Bucureşti al U.T.C. şi Comitetul Judeţean Ilfov al U.T.C. şi au fost sistematizate peste 1.700 m.l. de documente”, a arătat şefa BJAN.

Neglijată nu a fost nici activitatea de recondiţionare a documentelor, în anul 2014 fiind legate şi recondiţionate peste 450 de dosare însumând un număr de aproape 33.000 de file.

Verificarea modului de aplicare a prevederilor legale în vigoare în domeniul arhivistic la creatorii şi deţinătorii de documente din raza de competenţă, s-a concretizat prin efectuarea unui număr de 26 de acţiuni de control fie de fond, fie de revenire, concentrându-ne atenţia îndeosebi asupra arhivelor administraţiei publice.  În cursul anului 2014 au fost analizate şi soluţionate 60 de lucrări de selecţionare şi 19 nomenclatoare arhivistice, fapt ce a presupus pe lângă desfăşurarea  celor 26 de acţiuni de control, efectuarea unui număr de încă cel puţin 60 de deplasări la creatori şi deţinători de documente, fără a socoti activităţile desfăşurate în teren pentru verificarea respectării condiţiilor de autorizare la operatorii economici prestatori de servicii arhivistice. Inspectorii şi consilierii structurii au instruit individual 14 responsabili cu arhiva de la unităţi creatoare de documente şi au organizat două instruiri colective cu un număr total de 42 de participanţi.

În situaţia în care BJAN se confruntă cu o acută şi evidentă lipsă de personal, având în prezent doar doi arhivişti care desfăşoară, potrivit competenţelor, activităţi de îndrumare şi control, unităţile administraţiei publice/descentralizate nu pot fi verificate decât la un interval de 4 – 5 ani, ceea ce, în mod obiectiv, creează condiţii nefavorabile păstrării şi conservării Fondului Arhivistic Naţional aflat în păstrarea şi administrarea acestora.

În baza Legii nr. 138/2013 (pentru modificarea şi completarea Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996) şi prevederilor O.M.A.I. nr. 137/2013 (pentru aprobarea Normelor metodologice privind aplicarea unor dispoziţii ale Legii nr. 16/1996), din cei 17 operatori economici cu sediul social pe raza judeţului Giurgiu ce au ca principale obiecte de activitate „Legătorie şi servicii conexe” sau „Activităţi ale bibliotecilor şi arhivelor” (potrivit datelor ONRC din luna decembrie), unul singur, în anul 2014, a adresat structurii noastre un număr de patru solicitări în vederea obţinerii autorizaţiilor de funcţionare pentru prestarea serviciilor arhivistice. Ulterior analizei prealabile, documentaţiile au fost transmise Arhivelor Naţionale care, până în prezent, au răspuns favorabil unui număr de trei solicitări eliberându-i operatorului economic autorizaţiile de funcţionare pentru prestarea serviciilor arhivistice de legătorie, prelucrare arhivistică şi utilizare a documentelor deţinute.

„În ceea ce priveşte asigurarea accesului public la documentele deţinute, în cursul anului 2014, la Biroul de Relaţii cu  Publicul s-au adresat cca. 800 de persoane, fiind înregistrate un număr de 419 cereri (pentru eliberarea de copii, extrase şi certificate de pe documentele aflate în păstrare) a căror soluţionare (fie pozitivă/fie negativă) a presupus cercetarea unui număr de peste 2.500 de dosare. Din totalul cererilor înregistrate, 256 dintre acestea au fost soluţionate favorabil eliberându-se 314 acte”, susţine Cristina Olteanu.

În raport cu anii precedenţi remarcăm o creştere semnificativă a cererilor cu un grad ridicat de complexitate ce necesită o cercetare laborioasă care uneori presupune consultarea câtorva sute de dosare. Obiectul solicitărilor primite prin Biroul de Relaţii cu Publicul, l-au constituit de cele mai multe ori eliberarea de documente privind exproprierea imobilelor şi terenurilor, sistematizarea localităţilor, contractele de construire a locuinţelor proprietate personală, proiectarea ansamblurilor de blocuri etc.

În perioada analizată accesul la cercetarea documentelor prin sala de studiu, s-a concretizat prin prezenţa unui număr de 28 de cercetători, consultarea a 327 dosare de pe care au fost executate şi eliberate peste 1.400 de copii xerografiate sau fotografii, principalele teme de cercetare fiind cele referitoare la întocmirea monografiilor locale, documentări în vederea elaborării lucrărilor de doctorat, masterat şi licenţă, întocmirea de genealogii, personalităţi etc. Ca rezultat al activităţii acestor cercetători remarcăm Monografia Comunei Băneasa realizată de prof. Gheorghe Catrina şi ing. Ştefan Dumitrescu şi lucrarea prof. Adrian Simionescu Pagini din istoria Primăriei Giurgiu (1866 – 1948).

O importantă contribuţie în domeniul valorificării documentelor deţinute de  Arhivele Naţionale Giurgiu şi-au adus şi consilierii structurii prin publicarea unui număr de 24 de studii şi articole în reviste de specialitate şi în presa locală, participarea la sesiuni ştiinţifice şi conferinţe cum ar fi cea organizată de Institutul Naţional pentru Studiul Totalitarismului dedicată Primului Război Mondial – Cauză a totalitarismului în sec. XX, organizarea de expoziţii documentare în colaborare cu Muzeul Judeţean „Teohari Antonescu” şi depistarea de documente pe teme date.

Desfăşurarea acestor activităţi şi obţinerea rezultatelor amintite  nu ar fi fost posibilă, sau nu în aceeaşi măsură, dacă nu ar fi existat şi nu am fi dezvoltat o strânsă colaborare atât intrainstituţională cu structuri ale Arhivelor Naţionale cât şi interinstituţională cu instituţii şi unităţi de nivel judeţean şi local din diverse domenii de activitate.                                                                                                                                                                                                                                                                                             În raport cu obiectivele propuse, resursele logistice şi de personal de care structura noastră a dispus, rezultatele obţinute în activitatea desfăşurată pe parcursul anului 2014 nu  pot fi apreciate, fără a fi lipsiţi de modestie,  decât ca fiind pozitive.

În altă ordine de idei, în ceea ce priveşte obiectivele şi priorităţile Biroului Judeţean Giurgiu al Arhivelor Naţionale pentru anul 2015, potrivit conducătorului instituţiei, Cristina Olteanu, primordial se află: „desfăşurarea unei activităţi manageriale eficiente, asigurarea şi perfecţionarea evidenţelor fondurilor şi colecţiilor arhivistice deţinute, prelucrarea arhivistică a documentelor, intensificarea şi eficientizarea activităţii de verificare şi monitorizare a respectării prevederilor legale în vigoare de către unităţile creatoare şi deţinătoare de documente şi operatorii economici prestatori de servicii arhivistice, asigurarea accesului public la documentele deţinute, valorificarea documentelor în scopuri ştiinţifice şi cultural – educative şi, nu în ultimul rând, conturarea imaginii unei instituţii active în societate, nu doar în relaţia cu instituţiile de cultură de la nivelul municipiului sau judeţului ci, printr-o prezenţă consecventă şi coerentă în mijloacele de comunicare în masă la nivel local, cu materiale, comunicate şi informări care să răspundă nevoilor actuale ale societăţii civile în mijlocul căreia funcţionăm”.