Dintr-o scurtă prezentare a activităţii pe anul 2016, aflăm că Biroul Judeţean Giurgiu al Arhivelor Naţionale (BJAN) a urmărit şi reuşit ca prin activitatea desfăşurată să-şi îndeplinească indicatorii planificaţi urmărind îndeosebi completarea bazei documentare proprii, îmbunătăţirea evidenţelor fondurilor şi colecţiilor deţinute, prelucrare arhivei din depozitele proprii, efectuarea controlului şi acordarea asistenţei de specialitate la unităţile creatoare şi deţinătoare de arhivă, aplicarea prevederilor legii 138/2013, asigurarea accesului public la documentele deţinute, folosirea documentelor în scopuri ştiinţifice şi cultural – educative, asigurarea activităţii de relaţii publice şi promovarea imaginii instituţiei, conservarea şi legarea documentelor, perfecţionarea pregătirii profesionale a personalului.

Astfel, potrivit şefului B.J.A.N. Giurgiu, Cristina Olteanu (foto), în anul de referinţă structura judeţeană Giurgiu a Arhivelor Naţionale a preluat, spre păstrare permanentă, de la instituţii ale administraţiei publice de pe raza judeţului Giurgiu, o cantitate de 23 de m.l. de arhivă ce a numărat puţin peste 650 de registre sau dosare, parte dintre acestea reprezentând completări ale unor fonduri sau colecţii arhivistice deja deţinute.

În privinţa prelucrării arhivei, au fost supuse operaţiunii arhivistice de inventariere documente în cantitate de cca. 30 m.l., acţiune ce a presupus luarea în evidenţă şi descrierea într-un număr de peste 1.250 de file tehnoredactate, a peste 6.340 de dosare create de instituţii administrative, instanţe judecătoreşti şi structuri ale PCR. O cantitate de cca. 10% din numărul dosarelor inventariate, premergător realizării acestei operaţiuni, au fost supuse celei de ordonare.

Anterior inventarierii, au fost numerotate şi certificate peste 5.360 de dosare totalizând cca. 135.000 de file.

Pentru verificarea existenţei fizice, constatarea stării de conservare şi evaluarea nivelului de prelucrare arhivistică, a fost confruntată cu instrumentele de evidenţă, existenţa a nu mai puţin de 6.390 de dosare însumând o cantitate totală de 130 m.l. de arhivă.

În scopul conservării şi recondiţionării documentelor deţinute, s-a procedat la legarea a nu mai puţin de 670 de unităţi arhivistice ce au numărat aprox. 50.000 de file.

La depozitele de arhivă, pe lângă efectuarea altor activităţi specifice cum ar fi pregătirea şi inscripţionarea cutiilor, urmărirea, constatarea şi consemnarea zilnică a microclimatului sau aerisire, în registrele specifice de evidenţă a fost înregistrată scoaterea şi rearhivarea unui număr de peste 4.000 de dosare, utilizate cu preponderenţă  în rezolvarea cererilor cetăţenilor.

În anul 2016, inspectorii Biroului Judeţean Giurgiu al Arhivelor Naţionale au făcut 22 de controale, cele mai multe fiind efectuate la  instituţii deconcentrate, primării comunale şi unităţi şcolare. Din cele 22 de acţiuni, 18 au constituit controale de fond, două au fost tematice, iar două au fost de revenire. În urma neregulilor constatate, unităţilor controlate li s-au stabilit măsuri şi termene de realizare, urmând ca în anul 2017, ulterior expirării termenelor stabilite, instituţia noastră să efectueze controale de revenire având ca obiectiv verificarea modului şi stadiului îndeplinirii acestora.

Ca urmare a activităţii desfăşurate de consilierii şi inspectorii structurii în domeniul asistenţei de specialitate, unităţile din raza de competenţă au înaintat Biroului Judeţean Giurgiu al Arhivelor Naţionale, spre aprobare, un număr de 21 de nomenclatoare arhivistice şi 38 de lucrări de selecţionare a documentelor cu termen de păstrare expirat, au fost solicitate patru puncte de vedere privind amenajarea spaţiilor destinate depozitării arhivei şi au fost înregistrate un număr de 17 documentaţii  având ca obiect avizarea personalului responsabil cu arhiva.

În aplicarea prevederilor Legii nr.  138/2013 pentru modificarea şi completarea Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, la nivelul structurii noastre au fost înregistrate 14 notificări ale lichidatorilor judiciari şi operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice.

În privinţa asigurării accesului public la documentele deţinute, acesta s-a realizat fie prin Sala de studiu, fie prin Biroul de Relaţii cu Publicul.

Sala de studiu a instituţiei a fost frecventată de 25 de cercetători  înregistrându-se în total 195 de vizite. Principalele teme de interes ale acestora au fost întocmirea de genealogii sau de monografii ale localităţilor sau instituţiilor publice.

La Biroul de Relaţii cu Publicul au fost înregistrate un număr de 434 de cereri  adresate de către persoane fizice şi juridice pentru eliberarea de copii şi extrase de pe documentele deţinute de către instituţie. Printre genurile de documente solicitate s-au remarcat: acte notariale, sentinţe judecătoreşti, decrete ale Consiliului de Stat şi hotărâri ale Consiliului de Miniştri privind exproprierea, demolarea, preluarea abuzivă a unor imobile, acte de stare civilă, planuri de colectare, adeverinţe pentru încadrarea în grupe de muncă, certificate de calificare, proiecte ale blocurilor de locuinţe de pe raza municipiului Giurgiu.

În privinţa folosirii documentelor în scopuri ştiinţifice şi cultural – educative, arhiviştii instituţiei s-au implicat mai mult decât altă dată prin publicarea de documente, în mare parte inedite, în paginile presei locale. Astfel un număr de 12 studii au vizat momente precum: 24 ianuarie, Ziua Femeii, 23 August, actul de la 1 Decembrie 1918, împlinirea a 100 de ani de la intrarea României în primul Război Mondial etc.

Au fost publicate materiale despre personalităţi naţionale precum Carol I sau locale, cum ar fi Nicolae Bălănescu.

Arhiviştii Biroului Judeţean Giurgiu al Arhivelor Naţionale au participat cu trei lucrări ştiinţifice la sesiunea de comunicări „Vlaşca – File de istorie” ajunsă la a XXI-a ediţie.

La invitaţia unei personalităţi de talia publicistului Neagu Udroiu, reprezentanţi ai instituţiei au participat la activitatea cultural – educativă cu tema  „Cartojani – istorii vechi şi noi”.

Cu prilejul Zilei Arhivelor Naţionale, la sediul instituţiei a fost organizată  expoziţia ce s-a bucurat de un real succes dedicată împlinirii a 100 de ani de la intrarea României în Primul Război Mondial.

În cadrul ediţiei a XIV a programului Job Shadow Day organizat de Junior Achivement România în pateneriat cu MEN,  în săptămâna “Să ştii mai multe, să fii mai bun”, un grup de elevi ai Colegiului Naţional „Ioan Maiorescu” au vizitat sediul B.J.A.N. Giurgiu.

„În concluzie, precizează şeful BJAN, Cristina Olteanu, după cum rezultă din această sumară prezentare a activităţii Biroului Judeţean Giurgiu al Arhivelor Naţionale, şi în anul 2016 instituţia noastră a reuşit cu un personal puţin numeros să-şi îndeplinească atribuţiile la un nivel ridicat”.